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自我消耗的流程

作者:刘畅

2022-09-06·阅读时长4分钟

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流程本是企业规模扩大后,提升管理效率的手段,当它变成目的本身,甚至相互倾轧的工具,只能成为将所有人都卷入的泥潭。

自我消耗的流程

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七七加入一家央企的地方分公司不久,在人力资源的岗位任职。那是一个典型的央企,流程看起来大于天。她的公司有6个部门,400多人,从她这样最底层的普通员工到“一把手”,有6层。但凡有事,需层层地上报,找涉及项目的各部门领导签字同意,“光等一个领导签字至少就两三天,更别说等五六个部门的领导签字了”。

就像“喝茶”“吃个饭”在职场里不仅仅是进食,签字也不是拿笔写下两三个汉字,它意味着权力,一言不发就写下自己的名字,有“橡皮图章”的嫌疑,各级领导总需要发挥一下自己的主观能动性,对于底层员工而言,任何一个环节不通过,就需要从头来过。作为企业内部员工的枢纽,她常听业务部门的同事抱怨,有些流程只需要两层领导确认,但当员工把方案交给第一层领导审查,经过一重修改后,提交给第二层,又收获一堆意见,而修改意见时常与首次方案如出一辙,令人怀疑小领导的能力,甚至遐想两层领导的关系。

而如果说校园里的要求是尽早、按时完成任务,职场“小白”进入企业后,学会的重要一课则是磨炼心性,在随着流程与领导的节奏,在“等”与“赶”之间切换。七七记得,一次她的部门经理把一个项目派给她,同时让她找另一个部门的经理请教。按照公司的惯例,她当天在企业微信里向那个部门的经理询问,对方回复“忙,开完会再说”。等开完会,又碰上了周末,打扰上级不合适。周一再联系时,对方将她拉到一个微信群里。群里仅4人,除了她和这名经理、需要合作的人,还有她自己部门的那位经理。“为什么我的领导不能直接把我拉进群里呢?一秒钟的事情搞了4天。然后我的部门经理又催我,说8天之后就要把这个项目搞完。”

类似的经历在涉及一个领导、一个部门以上的机构恐怕都会发生。流程既是枷锁,也是借口。底层员工为流程所困,一遍遍因格式、措辞在同一个流程上重复,而层层流程上的负责人则或是在流程中宣示权力,或是互相“踢皮球”,总是把责任推给其他环节的人。

甚至在《无意义的工作》中,大卫·格雷伯发现有些职位看起来就是为多余的流程创立的。比如他将一些职位称为“打钩人”,其中会有在美国的疗养之家中安排闲暇活动的工作,主要任务就是访谈住户,填写一份休闲活动表格,记录用户的偏好。但表格被登进一台电脑,之后就被完全遗忘了,很多时候客人隔天就退房。而访谈本身也与初衷相悖,对住户多半只会是一种打扰。毕竟他们知道那只是废冗的纸本作业,根本没人会关心他们每个人的喜好。按照格雷伯的看法,这些流程存在的部分根源是“不论做什么事情,一旦引进衡量成果的形式标准,对该组织而言‘实在’就只存在于纸上了,背后关乎人类的实在顶多放在第二顺位考虑”。

但企业中的流程初衷并非如此。随着企业发展,业务猛增,老板绝无可能面面俱到,必然形成分级管理,当企业管理者离具体业务越来越远,只有一个个环节组成流程,能保证公司的业务按照企业领导者的意愿执行。

据上海交通大学继续教育管理学院教授秘祖利研究,企业领导者的目标需要立足现实,依产品、客户的现状,设计工作流程。他曾举过麦德龙超市在设计流程时一个极简单的例子。作为德国最大、欧洲第二、世界第三的大型超市,麦德龙在设计货物摆放流程时,根据货物的特点,寻找目标用户,然后用流程满足这些客户的需求。比如可乐可以一件一件地放,也可以一箱一箱地放。一箱可乐按件放,要放24次;一箱一箱地放,一次就够了。因此他们为了减少人员成本,会选择那些希望一箱一箱购买可乐的客户。于是流程也随之建立,一方面要寻找购买整箱可乐的用户的特征,吸引他们来,同时在摆放环节,货物到达超市后,工人将整箱货物摆上货架。

在秘祖利看来,有些流程看似死板,但只要能贯彻明确的意图,就是有效的。一个极端的例子是日本一家食品企业的如厕流程。该公司的卫生间很高档,当进入后没有开门的门把手,使用的人只有按照卫生间内的流程图,马桶冲水后,先用水冲手5秒钟,然后用洗手液搓洗10秒钟,最后烘干15秒,只有这些步骤都完成后,卫生间的门才能自动打开。在这样强制的流程下,虽然看似费时,员工却能够养成良好的如厕习惯,最大限度地保证一个食品企业的卫生,“通过流程,让员工明白自己应该做什么、怎么做”。

当流程设计的目的与流程本身相背离,或是随着公司扩大,流程日益繁复,若无法把不必要的工作环节从日常工作中剔除出去,都只能徒增消耗。七七发现,她的公司也在试图优化流程,改变审批程序前,先加快层层审批的速度,将纸质材料改为线上材料。却又赶上公司不定期接受上级企业的检查,而检查人员又非打印出来的纸质材料不看,导致检查不合格,原有流程作废。处在底层的员工“以彼之道,还施彼身”。有一次开例会,领导问七七:“你的任务怎么还没推进?”她说:“您不是说要按流程推进嘛。”

(七七为化名。参考资料:秘祖利:《管理就是定制度,走流程,抓执行》;大卫·格雷伯:《无意义的工作》。实习记者张阡煜对本文亦有贡献)

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刘畅

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